Entfernungspauschale – so setzen wir die Fahrtkosten von der Steuer ab

Die täglichen Fahrtkosten zum Arbeitsplatz wollen wir gerne von der Steuer absetzen, weil sie einen nicht unerheblichen Posten des Haushalts darstellen. Dabei profitieren wir insbesondere von der Entfernungspauschale, sodass wir keine lästigen Belege sammeln müssen. Die täglichen Fahrtkosten werden als Werbungskosten aufgeführt und gehören bei der Steuererklärung in die „Anlage N“.

Sonderausgaben oder Werbungskosten – wir erklären den Unterschied

Wo steht das mit der Entfernungspauschale?

Es ist immer wieder interessant zu wissen, wo wir die Vorgaben finden. In Deutschland dienen dafür Gesetze und in dem Fall das Einkommensteuergesetz (EStG). Konkret finden wir die Regelung zu den Fahrtkosten im Einkommensteuergesetz § 9 „Werbungskosten“.

9 Absatz 4 Einkommensteuergesetz sagt uns:

„Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im Sinne des Absatzes 4. Zur Abgeltung dieser Aufwendungen ist für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte auf sucht eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 EUR anzusetzen, höchstens jedoch 4500 € im Kalenderjahr; ein höherer Betrag als 4500 € ist anzusetzen, soweit der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzt.“

Es ist allerdings nicht möglich, Hin- und Rückfahrt von der Steuer abzusetzen. Wer die Entfernungspauschale nutzen möchte, darf lediglich die einfache Entfernungsstrecke angeben. Wichtig ist, dass nur die tatsächlich angefallenen Fahrten zum Arbeitsplatz zählen. Wir dürfen also nur die Tage abrechnen, die wir wirklich zum Arbeitsplatz gefahren sind. Zeiten im Homeoffice, Urlaub oder währende einer Arbeitsunfähigkeit zählen nicht dazu. Meistens akzeptiert das Finanzamt ca. 220 Tage im Jahr, wenn wir eine Fünf-Tage-Woche haben. Es kann allerdings sein, dass auch dafür hin und wieder einmal Belege verlangt werden.

Muss ich immer die kürzeste Straßenverbindung angeben?

Ob wir für die Berücksichtigung der Entfernungspauschale immer die kürzeste Wegstrecke angeben müssen, ist ebenfalls gesetzlich geregelt. Dazu schauen wir wieder ins Einkommensteuergesetz. Im § 9 Abs. 4 EStG finden wir die folgenden Ausführungen:

„für die Bestimmung der Entfernung ist die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte maßgebend; eine andere als die kürzeste Straßenverbindung kann zugrunde gelegt werden, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und vom Arbeitnehmer regelmäßig für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wird.“

Es ist also nicht immer erforderlich, wirklich den kürzesten Weg anzugeben. Wir können auch eine andere Straßenverbindung nehmen, wenn wir dadurch nachweislich nicht so lange unterwegs sein werden. Das bedeutet, dass eine stark frequentierte Strecke oft mit Stau oder mehr Unfällen einhergehen kann. Eine Umgehungsstraße ist meist etwas länger, allerdings kann die Fahrzeit dafür deutlich verkürzt werden. Dies sollten wir als Begründung anführen, falls das Finanzamt nachfragt.

Welche Vorteile hat die Abrechnung über die Entfernungspauschale?

Die Entfernungspauschale hat für uns den Vorteil, dass wir keine Belege sammeln müssen. Die Entfernungspauschale wird uns immer gezahlt, unabhängig davon ob wir mit dem privaten PKW, der Bahn, dem Fahrrad oder auch den öffentlichen Verkehrsmitteln gefahren sind. Es ist immer möglich die Entfernungspauschale anzusetzen, um so die Fahrtkosten von der Steuer abzusetzen. Wenn wir regelmäßig mit der Bahn fahren und die tatsächlichen Kosten den Höchstbetrag von 4.500 Euro übersteigen, dann macht die Abrechnung über die Entfernungspauschale keinen Sinn mehr.

Was ist, wenn die öffentlichen Verkehrsmittel teurer sind?

Wer öffentliche Verkehrsmittel nutzt kann prinzipiell die Entfernungspauschale nutzen und so die Fahrtkosten von der Steuer absetzen. In manchen Fällen ist es sogar klüger das auch zu tun. Wer allerdings von weiter entfernt anreist und dadurch höhere Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel hat, kann diese natürlich auch ansetzen. Allerdings findet dann die Entfernungspauschale keine Anwendung mehr und die höheren Kosten müssen gegebenenfalls (bei Nachfrage) nachgewiesen werden. Dies ist aber nur dann erforderlich, wenn die tatsächlich angefallenen Kosten auch den maximalen Pauschalbetrag von 4.500 Euro pro Jahr überschreiten.

Haben behinderte Menschen einen höheren Freibetrag?

Behinderten Menschen wird oft ein sogenannter Nachteilsausgleich gewährt. Dieser zeigt sich in verschiedenen Lebensbereichen, so auch bei den Fahrtkosten und der Anwendung der Entfernungspauschale. Während der gesunde Arbeitnehmer lediglich die einfache Fahrt zur Tagesstätte ansetzen kann, ist dies bei Menschen mit einer Behinderung anders. Dazu müssen Sie einen anerkannten Grad der Behinderung von mindestens 70 haben. Es reicht aber schon ein Grad der Behinderung von 50 und zusätzlich das Merkzeichen G im Schwerbehindertenausweis. So können behinderte Menschen den doppelten Weg ansetzen, also sowohl die Fahrt zum Arbeitsplatz, als auch die Rückfahrt nach Hause. Für jeden Kilometer werden 0,30 Euro anerkannt.